Veřejný detail projektu

Informace o projektu

Aplikace a zavedení vybraných moderních metod řízení:

- odborná školení a workshopy k modelu CAF a zpracování sebehodnotící zprávy;

- sebehodnocení podle modelu CAF a externí zpětná vazba;

- příprava a plnění akčního plánu zlepšování;

- účast v Ceně ministerstva vnitra za kvalitu.

 

 

Implementace principů procesního řízení do praxe úřadu:

- rozdělení činností, které jsou pro obec klíčové, činnosti týkající se řízení a podpůrné činnosti;

- identifikace procesů, které se skládají z činností měnících vstupy na výstupy za spotřeby zdrojů;

- definování procesů, jež jsou nutné pro dosažení plánovaných výsledků;

- nalezení kritických míst v rámci jednotlivých procesů, která snižují výkonnost;

- nalezení příliš drahých procesů;

- definování vlastníků procesů a určení jejich odpovědnosti a pravomoci u všech těchto procesů;

- zlepšení odpovědnosti pracovníků za jednotlivé části procesů;

- vymezení tzv. klíčových procesů podle vhodně stanoveného klíče;

- nastavení principů k systematickému měření způsobilosti a výkonnosti procesů v organizaci a analýze výsledků těchto měření pro účely objektivního rozhodování;

- systematické zaměření na klíčové faktory procesů, tj. adekvátní zdroje, metody a materiály;

- definování jednoznačných rozhraní mezi procesy v obci;

- příprava a vytvoření procesní mapy, atd.

 

 

Aplikace strategického plánování a tvorby zásadních koncepcí rozvoje:

- identifikace osob, veřejných institucí, podniků, občanských sdružení a ostatních aktérů a skupin aktérů, kteří mají nezanedbatelný zájem na rozvoji obce, potažmo regionu;

- analýza disponibilní zdroje jak finančního, tak lidského a i ostatního kapitálu;

- ustanovení řídící komise a pracovní skupiny;

- realizace situační analýzy;

- vytvoření socioekonomického profilu města zdůrazňujícího konkurenční výhody;

- vyhodnocení pozice řešeného území vůči sousedním obdobným územním jednotkám a vůči jednotkám řádově vyšší úrovně;

- provedení SWOT analýzu regionu (umožní identifikovat slabé a silné stránky, příležitostí a hrozby);

- navržení rozvojové strategie (s cílem využít silné stránky, překonat slabé stránky, využít příležitostí a reagovat na hrozby):

- vývoj společné socioekonomické vize města;

- stanovení strategických cílů a směrů;

- určení priorit;

- vytvoření akčního/realizačního plánu;

- navržení možných projektů.

- zhodnocení navrhované strategie a akčního plánu vůči reálným možnostem řešeného území;

- začlenění vybraných finančních nároků vyplývajících z akčního plánu do rozpočtu města;

- implementace strategie (vychází z akčního/realizačního plánu/ů);

- stanovení vhodných institucionálních struktur pro implementaci strategie, resp. akčních plánů;

- monitoring, vyhodnocení a aktualizaci strategie (zhodnocení, zda je strategie stále  relevantní);

- vyhodnocení dosavadních výsledků implementace strategie;

- posouzení, zda se změnily nějaké podmínky, z nichž se ve strategii vycházelo, a které je nutné vzít v úvahu.

 

 

Tvorba a realizace systémových opatření vedoucích k zefektivnění řízení lidských zdrojů:

- s využitím materiálů z aktivity CAF bude vytvořen kompetenční model, katalog rolí a procesní struktura Úřadu a tyto ve spojení s organizační strukturou a personálním obsazením budou postaveny za základ optimalizace využití řízení lidských zdrojů Úřadu;

- k jednotlivým rolím budou stanoveny standartní vzdělávací procesy a jejich kvalita bude fixována pomocí typizovaných (Standartních) vzdělávacích postupů (sekvence presenčních i elektronických kurzů, testů, dotazníků)  za podpory certifikovaných elektronických vzdělávacích materiálů včetně elektronických testů s  možností přímé produkce Osvědčení o absolvování vzdělávací akce;

- definování individuálních vzdělávacích programů pro vybrané role s cílem posílení profesních kvalit klíčových zaměstnanců v Úřadu. Stabilitu profesní úrovně zaměstnanců trvale posilovat pomocí cyklicky se opakujících přezkoušení znalostí vybrané problematiky s využitím elektronizace procesu. Kombinací využití interních kvalifikovaných zaměstnanců v roli "starších koučů" a elektronických výukových materiálů minimalizovat náklady standartních vzdělávacích procesů a minimalizovat závislost na externích lektorech;

- pomocí systému hodnocení a interních analýz vzdělávacích potřeb optimalizovat a plánovat vzdělávací programy jak z kategorie Standartní tak z kategorie Individuální s cílem trvalého udržení optimálního využití lidských zdrojů a minimalizace nákladů.

 

 

Tvorba a zavedení systémových změn vedoucích k vyšší transparentnosti a otevřenosti úřadu:

- analýza potřeb komunikačních toků mezi Úřadem a občanem v obou směrech;

- vytvoření registračních nástrojů občana v systému internetového portálu s možností aktivace a deaktivace účtu, řešení ztráty přihlašovacích údajů ale i anonymní přístup;

- vytvoření nástrojů pro rezervaci času úředníka občanem na konkrétní přepážce s cílem optimalizace využití času úředníka a přizpůsobení Úřadu občanovi;

- vytvoření sady online komunikačních formulářů pro řešení "životních situací " (přihlášky, odhlášky, žádosti, oznámení  apod.);

- vytvoření zpětného komunikačního kanálu (mail, sms, elektronická nástěnka ...) na občana umožňující sofistikovaným způsobem informovat občana jednotlivce, ale i vybranou  skupinu občanů (dynamicky definované skupiny dle zadaných parametrů  jako je např. ulice, číslo popisné, čtvrť , věk apod.) s cílem posílit součinnost Úřadu a občana.

 

 

Související následná školení vč. elektronických kurzů.

 

- vyškolit zaměstnance úřadu;

- předat školící materiály a zpracovaný obsah školení v tištěné formě;

- předat školící materiály a zpracovaný obsah školení v elektronické formě pro pozdější využití;

- připravit školení ve formě e-learningových kurzů, které bude možné využít prostřednictvím již dříve implementovaného e-learningového systému úřadu (DAS d.learning).

 

Zvýšení kvality veřejných služeb prostřednictvím změny procesů a postupů v Úřadu Městské části Praha 18
CATANIA GROUP s.r.o., DATRON a.s a Česká společnost pro jakost, z.s.
Aplikace a zavedení vybraných moderních metod řízení: - Provedena odborná školení a workshopy k modelu CAF a zpracování sebehodnotící zprávy; - Sestaveno sebehodnocení podle modelu CAF a externí zpětná vazba; - Vypracována příprava a plnění akčního plánu zlepšování; Implementace principů procesního řízení do praxe úřadu: - Bylo provedeno rozdělení činností, které jsou pro obec klíčové, činnosti týkající se řízení a podpůrné činnosti; - Proběhla identifikace procesů, které se skládají z činností měnících vstupy na výstupy za spotřeby zdrojů; - Byly definovány procesy, jež jsou nutné pro dosažení plánovaných výsledků; - Provedlo se nalezení kritických míst v rámci jednotlivých procesů, která snižují výkonnost a nalezení příliš drahých procesů; - Provedlo se definování vlastníků procesů a určení jejich odpovědnosti a pravomoci u všech těchto procesů; - Je nastaveno zlepšení odpovědnosti pracovníků za jednotlivé části procesů; - Bylo provedeno vymezení tzv. klíčových procesů podle vhodně stanoveného klíče; - Provedlo se nastavení principů k systematickému měření způsobilosti a výkonnosti procesů v organizaci a analýze výsledků těchto měření pro účely objektivního rozhodování; - Je nastaveno systematické zaměření na klíčové faktory procesů, tj. adekvátní zdroje, metody a materiály; - Provedlo se definování jednoznačných rozhraní mezi procesy v obci; - Byly vytvořeny procesní mapy Aplikace strategického plánování a tvorby zásadních koncepcí rozvoje: - Proběhla identifikace osob, veřejných institucí, podniků, občanských sdružení a ostatních aktérů a skupin aktérů, kteří mají nezanedbatelný zájem na rozvoji obce, potažmo regionu; - Byla provedena analýza disponibilní zdroje jak finančního, tak lidského a i ostatního kapitálu; - Ustanovily se řídící komise a pracovní skupiny; - Realizovala se situační analýza; - Byl vytvořen socioekonomické profilu města zdůrazňujícího konkurenční výhody; - Bylo provedeno vyhodnocení pozice řešeného území vůči sousedním obdobným územním jednotkám a vůči jednotkám řádově vyšší úrovně; - Provedena SWOT analýza regionu (umožní identifikovat slabé a silné stránky, příležitostí a hrozby); - Navržení rozvojové strategie (s cílem využít silné stránky, překonat slabé stránky, využít příležitostí a reagovat na hrozby): - Připravena společná socioekonomická vize města; - Bylo provedeno stanovení strategických cílů a směrů, určení priorit; - Vytvoření akčního/realizačního plánu; - Navržení možných projektů. - Na základě analýzy bylo provedeno zhodnocení navrhované strategie a akčního plánu vůči reálným možnostem řešeného území; - Bylo navrženo začlenění vybraných finančních nároků vyplývajících z akčního plánu do rozpočtu města; - Byla provedena implementace strategie (vychází z akčního/realizačního plánu/ů); - Nastavení vhodných institucionálních struktur pro implementaci strategie, resp. akčních plánů; - Byl proveden monitoring, vyhodnocení a aktualizaci strategie (zhodnocení, zda je strategie stále relevantní); - Bylo provedeno vyhodnocení dosavadních výsledků implementace strategie; - Bylo provedeno posouzení, zda se změnily nějaké podmínky, z nichž se ve strategii vycházelo, a které je nutné vzít v úvahu. - Byl vytvořen strategický a akční plán Tvorba a realizace systémových opatření vedoucích k zefektivnění řízení lidských zdrojů: - s využitím materiálů z aktivity CAF byl vytvořen kompetenční model, katalog rolí a procesní struktura Úřadu a tyto ve spojení s organizační strukturou a personálním obsazením jsou postaveny za základ optimalizace využití řízení lidských zdrojů Úřadu; - k jednotlivým rolím jsou stanoveny standartní vzdělávací procesy a jejich kvalita je fixována pomocí typizovaných (Standartních) vzdělávacích postupů (sekvence presenčních i elektronických kurzů, testů, dotazníků) za podpory certifikovaných elektronických vzdělávacích materiálů včetně elektronických testů s možností přímé produkce Osvědčení o absolvování vzdělávací akce; - je provedeno definování individuálních vzdělávacích programů pro vybrané role s cílem posílení profesních kvalit klíčových zaměstnanců v Úřadu. Stabilitu profesní úrovně zaměstnanců trvale posilovat pomocí cyklicky se opakujících přezkoušení znalostí vybrané problematiky s využitím elektronizace procesu. Kombinací využití interních kvalifikovaných zaměstnanců v roli "starších koučů" a elektronických výukových materiálů je možné minimalizovat náklady standartních vzdělávacích procesů a minimalizovat závislost na externích lektorech; - pomocí systému hodnocení a interních analýz vzdělávacích potřeb jsou optimalizovány a plánovány vzdělávací programy jak z kategorie Standartní tak z kategorie Individuální s cílem trvalého udržení optimálního využití lidských zdrojů a minimalizace nákladů. Tvorba a zavedení systémových změn vedoucích k vyšší transparentnosti a otevřenosti úřadu: - je provedena analýza potřeb komunikačních toků mezi Úřadem a občanem v obou směrech; - jsou vytvořeny registrační nástroje občana v systému internetového portálu s možností aktivace a deaktivace účtu, řešení ztráty přihlašovacích údajů ale i anonymní přístup; - je vytvořen nástroj pro rezervaci času úředníka občanem na konkrétní přepážce s cílem optimalizace využití času úředníka a přizpůsobení Úřadu občanovi; - je vytvořena sada online komunikačních formulářů pro řešení "životních situací " (přihlášky, odhlášky, žádosti, oznámení, apod.); - je vytvořen zpětný komunikační kanál (mail, sms, elektronická nástěnka...) na občana umožňující sofistikovaným způsobem informovat občana jednotlivce, ale i vybranou skupinu občanů (dynamicky definované skupiny dle zadaných parametrů jako je např. ulice, číslo popisné, čtvrť , věk apod.) s cílem posílit součinnost Úřadu a občana. Související následná školení vč. elektronických kurzů - Byli vyškoleni zaměstnanci úřadu; - Školící materiály a zpracovaný obsah ze školení byl předán v tištěné formě; - Školící materiály a zpracovaný obsah školení byl předán v elektronické formě pro pozdější využití; - Je vyhotoveno školení ve formě e-learningových kurzů, které bude možné využít prostřednictvím již dříve implementovaného e-learningového systému úřadu (DAS d.learning).
Implementací procesního řízení se zpřehlednily informace vedení města o tom, jaké procesy a kým jsou zastávány, jaké jsou z nich výstupy, kdo tyto výstupy využívá. Dalším přínosem je zlepšení kontroly, monitoringu a možnost okamžité reakce na dynamicky se měnící podmínky jako jsou legislativní změny, krizové situace apod. Strategické plánování a jeho implementace do praxe prostřednictvím modelu BSC má pro MČ velký přínos. Pomohl si jasným způsobem uvědomit žádoucí směry jeho vývoje a soustředit veškeré úsilí a zdroje na řešení klíčových problémů. Ukázal, jak se připravit na budoucí vývoj vnějších podmínek a minimalizoval negativní dopad hrozeb a maximálně zužitkovat příležitostí. Metodika byla realizována v návaznosti na všechny ostatní klíčové aktivity. Přidanou hodnotou implementace ISE je, že Úřadu poskytla komplexní pohled na její současný stav v oblasti lidských zdrojů, umožňuje (s využitím implementačních znalostí, předaných manuálů a systému LMS) pokračovat v systémových opatření vedoucích k zefektivnění řízení lidských zdrojů. Přidanou hodnotou systémových změn je, že Úřadu poskytly komplexní pohled na jeho současný stav v oblasti komunikace Úřadu a občana a umožňuje (s využitím implementačních znalostí komunikačních metod a vytvořených manuálů) pokračovat v systémových změnách vedoucích k vyšší transparentnosti a otevřenosti MČ Praha 18.

Operační struktura


Příjemce


Přehled zdrojů financování projektu


Termíny

v
v
v

Dopad projektu

zaměstnanci ÚMČ Praha 18, občané MČ