Princip činnosti eProcurementu:
Z procesního pohledu na nákup pokrývá 2 základní činnosti:
- Rozdělení a řízení pravomocí a odpovědností (uživatelská práva a role) umožňujících implementaci interních schvalovacích procesů v oblasti nákupu.
- Problematiku evidence, výběru a objednání provozních a výrobních prostředků, služeb i dalších komodit pomocí víceúrovňových produktových katalogů.
V eProcurementu je navíc integrována logika inteligentního výběru, která řeší a automatizuje činnosti při výběru vhodného dodavatele formou elektronických poptávek. Tímto způsobem lze na základě zadaných kritérií automaticky vybrat nejvhodnějšího dodavatele pro konkrétní objednávku a tak realizovat mnohem vyšší úspory.
Udržitelnost aktivit projektu:
Na základě závěrů vyplývajících z analýzy a doporučení v ní obsažené bude Organizace postupovat v následujícím období tak, aby soustavně zvyšovala efektivitu nákupních procesů.
Po implementaci nových nákupních postupů dojde k výraznému zvýšení efektivity nákupů i úspor finančních prostředků, tudíž nebude důvod tyto postupy ukončovat. Provoz systému nebude mít zvýšené nároky na finanční zatížení organizace, spíše naopak dojde ke snížení provozních výdajů a zvýšení produktivity práce díky optimalizací nákupů a eliminací duplicit. Ve vazbě na náklady potřebné pro zajištění implementace systému je nutné reflektovat potřebu ukotvit systémově technické řešení, což budou specifikovat výstupy projektu. Jádro problému bude vyřešeno nákupem služeb, které budou realizovány a pokud se vše zrealizuje souběžně, odpadává problém s implementací dílčích opatření.
Důležitým faktorem pro udržitelnost projektu je především nastavení systému neustálého zlepšování v oblasti řízení rozvoje organizace prostřednictvím kontinuální implementace systémových nástrojů pro potřeby řízení procesů, což bude mimo jiné identifikováno v nové metodice pro nákup, která bude vodícím prvkem pro další realizaci rozvojových aktivit.
Udržitelnost projektu je dána především nutností zajistit vhodné cílení aktivit organizace a pokud bude chtít organizace nadále pokračovat v implementaci opatření, které povedou ke zvyšování přímé efektivity a kvality, musí tato opatření přijmout za svá a dále s nimi pracovat.
Veškeré výstupy z realizace projektu jsou tedy udržitelné a budou dále využívány bez zásadního nároku na rozpočet organizace.Celý projekt bude navíc připravován v souladu s projektem NIPEZ MMR, takže počítá s napojením na centrální IS pro elektronické zadávání veřejných zakázek v organizaci.