Projekt je realizován ve spolupráci s dodavatelem služeb.

Průběh jednotlivých aktivit k polovině realizace (duben 2014):

KA 01. Tvorba strategie reálné činnosti Úřadu městské části Praha 9.   Stěžejními východisky této KA byly závěry demografických studií a sociologického šetření spokojenosti občanů. Proběhla řada seminářů týkající se nejprve analýz priorit úřadu (občané, finance, finance, interní procesy, zaměstnanci) a posléze tvorby akčního plánu pro realizaci dílčích strategických cílů. Strategie po svém dokončení určí základní kroky pro blízkou a střednědobou perspektivu včetně odpovědnosti jednotlivých pracovních pozic. V této KA bude rovněž aktualizována metodika práce s dokumenty včetně ujednocení jejich základní struktury za respektování jejich vzájemné provázanosti a přehlednosti po obsahové stránce, vyhodnocování plnění úkolů, atd.

      Dokončeno 60% této klíčové aktivity.

KA 02.          Výběr procesů a činností, jichž se aktivity projektu týkají. V rámci této aktivity byly podrobeny analýze např. procesy a činnosti: strategické plánování, využívání informací poskytovaných softwarem Ginis pro řízení úřadu, procesy v oblasti IT, nastavení komunikačních procesů napříč úřadem, procesy spisové služby, procesy správy majetku, změn intranetu apod. Analýza probíhala převážně formou individuálních rozhovorů dodavatele s vybranými vedoucími pracovníky úřadu a rovněž proběhlo několik seminářů se zaměstnanci úřadu. Byl vytvořen procesní model a globální procesní mapa, byl připraven návrh úprav intranetu. Při návrhu optimalizace procesů a činností byly sestaveny klíčové ukazatele výkonnosti KPI (Key Performance Indicators) pro jejich kontrolu. V současné době je připravována směrnice. 

Dokončeno 100% této klíčové aktivity.

KA 03.          Aplikace a zavedení vybraných moderních metod strategického řízení prostřednictvím implementace principů trvalého zdokonalování v běžných činnostech úřadu – metoda CAF (Common Assessment Framework = společný hodnotící rámec) je nástrojem pro zvyšování kvality organizací veřejné správy v Evropě. Slouží k řízení kvality ve veřejném sektoru. Zde úřad získává zkušenosti k sebehodnocení, které se v brzké době patrně stanou standardem pro činnost úřadů státní právy a samosprávy v celé republice.

Dokončeno 70% této klíčové aktivity.

KA 04.          Implementace projektového řízení do praxe úřadu u tzv. „jedinečných“ činností s pevně stanoveným začátkem a koncem, činností, které se neopakují. Na základě této klíčové aktivity provedl dodavatel analýzu, v současné době probíhá implementace principů projektového řízení, doprovázena zavedením směrnice, metodiky a následným vyhodnocením.  Zavedení principů projektového řízení probíhalo zejména formou řízených workshopů s vybranými zaměstnanci a následným vytvořením modelových projektových listů, konzultacemi s vybranými pracovníky nad konkrétními investičními záměry a dalšími činnostmi, na které lze uplatnit princip projektového řízení.

Na základě realizovaných workshopů a konzultací s vedoucími pracovníky úřadu vznikají následná doporučení aktualizace vybraných směrnic a nařízení:

Klíčová je zejména Směrnice k evidenci a hospodaření s majetkem a k evidenci a účtování v hlavní a hospodářské činnosti na úřadě MČ Praha 9, která bude obsahovat přílohy:

·         příloha k této směrnici č.7 jejímž obsahem bude vzorový dokument „UMCP9_karta_projektového_záměru.docx“, která bude obsahovat klíčové informace k zahájení projektového záměru/akce včetně odpovědnosti zainteresovaných osob

·         příloha k této směrnici č.8 jejímž obsahem bude vzorový dokument „UMCP9_karta_projektu.docx“, která bude obsahovat klíčové informace k zahájení daného projektu včetně odpovědnosti zainteresovaných osob

Změna směrnice proběhne novým nařízením tajemníka a aktualizace výše uvedené směrnice. Aktualizované verze obou dokumentů budou k dispozici na intranetu včetně oznámení o jejich změně.

Výstupní materiály:

·      Zásady projektového řízení - identifikace projektů a jejich náležitostí

·      Metodika projektového řízení určená zejména pro určené projektové vedoucí         jako pomocník v hlavních fázích projektu

·      Karta projektového záměru - šablona včetně kontextové nápovědy

·      Karta projektu - šablona včetně kontextové nápovědy

Dokončeno 80% této klíčové aktivity.

KA 05.          Implementace procesního řízení do praxe úřadu v rámci přizpůsobení se potřebám občanů prostřednictvím pevnějšího provázání jednotlivých činností řízených jako proces. Z toho vyplynula doporučení včetně využívání elektronické podoby dokumentace, snaha po zjednodušení procesů stávajících a zavedení závazných standardů pro vykonávané činnosti. Tato aktivita byla zaměřena ryze na administrativu úřadu. Byl vypracován manuál činnosti v rámci procesního řízení a globální procesní mapa.

     Dokončeno 100% této klíčové aktivity.

KA 06.          Zefektivnění řízení lidských zdrojů – bude vypracován kompetenční model pro jednotlivé pozice pracovníků (vedoucí odborů, oddělení, referenti, podpůrný personál), bude aktualizován systém hodnocení zaměstnanců v návaznosti na připravovaný zákon o úřednících. Rovněž bude doplněn plán vzdělávání dle potřeb pracovníků. Tato KA byla teprve rozpracována, tedy výstupy budou k dispozici až v následujícím období.

      Bylo zahájeno v březnu 2014, dokončeno 10% této klíčové aktivity.

KA 07.          Navazující vzdělávání. V této KA postupně probíhá vzdělávání navazující na KA 1 – 6, tedy vzdělávání těch zaměstnanců, kterých se výše zmíněné aktivity v rámci jejich kompetencí dotkly. Realizované semináře a kurzy mají vesměs interaktivní formu a udržují tak přítomné ve spolupracující aktivitě. Významným prvkem této KA je vyškolení interních mentorů, s nimiž se počítá na zaškolování a provázení nových a případně i těch zaměstnanců, kteří potřebují odbornou podporu ze strany úřadu. Interní mentoři budou také ověřovat a analyzovat nové systémové prvky v chodu úřadu.  Zde je důležité, aby si mentoři osvojili interní procesy úřadu a mohli tak dál metodicky působit mezi zaměstnanci.

      Dokončeno 40% této klíčové aktivity.

KA 08.          Tvorba a zavedení systémových změn v duchu good governance, tedy dobré veřejné správy, jejíž kvalita je závislá na organizaci a úrovni řízení. Efektivně lze v této oblasti postupovat pouze s plně kompetentními pracovníky a plně funkčním systémem řízení úřadu, tedy opět se zde objevují výše nabyté znalosti a systémové úpravy, tentokrát zasazené do komplexního pohledu na chod úřadu. V současnosti je provedena analýza služeb a efektivita jejich poskytování.

      Dokončeno 40% této klíčové aktivity.

KA 09 Organizační zajištění projektových aktivit, řízení realizace projektu, administrace. Probíhá průběžně ze strany objednatele Úřadu městské části Praha 9 a poskytovatele služeb M. C. Triton formou pravidelných porad řídícího výboru, na nichž se sleduje jednak dodržování harmonogramu, případně jeho flexibilní úpravy ve smyslu větší racionalizace práce a postupného srovnávání časového deficitu, zapříčiněného opakovaným výběrovým řízením a časovou ztrátou více než jednoho celého čtvrtletí. Zároveň se řeší organizační a materiální zajištění následujících aktivit a hodnocení aktivit, které již byly dokončené a formou předávacího protokolu uznány k fakturaci.

KA 10.      Monitoring, evaluace

Z textu vyplývá, že projekt, který se časově posouvá do druhého a zároveň posledního roku své existence postupně přináší očekávané dílčí výsledky a časový skluz zapříčiněný již v samém počátku nutným opakováním zadávacího řízení (pouze jeden uchazeč splňoval zadávací kritéria) a tudíž muselo být dle ustanovení zákona č. 137 / 2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění celé zadávací řízení proběhnout znovu.

Výstupy výše popsaných klíčových aktivit v ucelené podobě a jejich zavedení do praxe úřadu naplní představu efektivní, kvalitní a srozumitelné veřejné správy Městské části Praha 9, což je, samozřejmě, cílem nás všech a finanční prostředky na projekt vyčleněné budou efektivně využity.