Veřejný detail projektu

Informace o projektu

Statutární město Jihlava trvale hledá způsoby, jak efektivněji zajistit všechny služby vyplývající z funkcí samosprávy i státní správy, které v přenesené působnosti vykonává. Proto se vedení města rozhodlo využít výzvy OP LZZ 89 k systémovému řešení existujících problémů, nedostatků či výzev, kterým statutární město Jihlava čelí.

Projekt zahrnuje 4 klíčové aktivity řešící jednotlivé oblasti:

·         Zavedení modelu CAF

·         Implementace principů projektového řízení

·         Zavádění procesního řízení

·         Optimalizace procesů v oblasti finančního plánování a řízení

Zavedení modelu CAF určí stav úřadu, implementace principů projektového a procesního řízení v kombinaci s revidovaným procesem rozpočtování a cílově orientovaného řízení ekonomiky úřadu umožní dosáhnout požadovaného efektu - modernizovat fungování úřadu a zvýšit jeho institucionální odolnost vůči rizikům vyplývajícím ze stále rychleji se vyvíjející ekonomické a sociální situace. Tento efekt bude násoben tím, že vlivem cíleného školení a zapojení zaměstnanců úřadu do realizace projektu budou vytvořeny podmínky pro růst vnitřního potenciálu úřadu a pro další posilování jeho institucionálních kapacit. Vhodně zvolená kombinace poradenství,školení a komunikace zajistí, že se potřebné informace dostanou ke každému zaměstnanci. Vznikne tak vědomostní základna pro praktické užití výsledků projektu při každodenní práci úřadu po skončení projektu.

Z efektivně fungujícího úřadu bude mít užitek občan jako klient jeho služeb. Vlivem aplikace modelu CAF se úřad začne systematicky zabývat otázkou zjišťování spokojenosti a potřeb občana. Bude vytvořen větší tlak na posílení principů good governance ze strany úřadu, kdy občan není jen ten, kdo stále něco potřebuje, ale kdo může být pro úřad i partnerem.

 

 

Hlavním cílem projektu je posílení institucionální kapacity a efektivity fungování statutárního města Jihlavy a zajištění vyšší kvality služeb poskytovaných občanovi. K naplnění těchto cílů směřují procesně, projektově a ekonomicky zaměřené aktivity, které budou na začátku projektu definovány na základě zhodnocení výkonnosti úřadu pomocí modelu CAF. Realizací projektu dojde mj. ke zlepšení vnitřní kultury úřadu, nastartování sledování výkonnosti úřadu, zjišťování zpětné vazby klientů úřadu a vlastních zaměstnanců (model CAF). Implementací procesního řízení se zpřehlední informace vedení statutárního města Jihlavy o tom, jaké procesy a kým jsou zastávány, jaké jsou z nich výstupy, kdo tyto výstupy využívá. Dalším přínosem bude zlepšení kontroly a monitoringu a možnost okamžité reakce na dynamicky se měnící podmínky jako jsou legislativní změny, krizové situace aj. Zavedením projektového řízení dojde k vytvoření jednotných postupů, řízení a koordinování veškerých projektů a s tím souvisejících aktivit na úřadu. Nedílnou součástí projektu budou aktivity týkající se finančního řízení a zefektivnění stávajících ekonomických procesů na úřadu, včetně doporučení pro výběr vhodného programového vybavení.
Budou realizovány tyto klíčové aktivity: 1. Zavedení modelu CAF o Provedení 2 kol sebehodnocení úřadu o Provedení 2 kol šetření spokojenosti klientů a zaměstnanců úřadu o Zpracování 2 Sebehodnotících zpráv a Akčních plánů zlepšování o Nastavení systému zjišťování spokojenosti klientů / zaměstnanců úřadu o Poradenství a školení pro zaměstnance úřadu o Doba realizace je cca 12 měsíců 2. Implementace principů projektového řízení o Analýza klíčových aspektů a specifických rysů projektového řízení na úřadu, včetně revize existujících vnitřních předpisů, které se k tomu vztahují o Vytvoření manuálu pro řízení projektů na úřadu, včetně nastavení systému kontrolních mechanismů pro jednotlivé kroky projektového procesu s využitím podpůrného programového vybavení o Ověření manuálu pro řízení projektů na vybraném projektu úřadu (nepřesahující časový rámec projektu OP LZZ 89) a jeho vyhodnocení o Dodání jednoduchého SW nástroje pro řízení projektů na úřadu o Proškolení zaměstnanců v práci s SW nástrojem o Workshop k práci s manuálem pro řízení projektů o Doba realizace je cca 5 měsíců 3. Zavádění procesního řízení o Úvodní workshop k procesnímu řízení pro členy projektového týmu o Provedení procesní analýzy o Dodání SW nástroje na modelování procesů o Vytvoření procesních modelů a jejich zpracování v dohodnutém SW nástroji o Identifikace řídících, hlavních a podpůrných procesů o Analýza stávajících IT systémů a nástrojů o Analýza rizik a kritických faktorů úspěchu o Stanovení výkonnostních ukazatelů procesů o Zpracování příručky k procesnímu řízení o Proškolení zaměstnanců k příručce k procesnímu řízení a k SW nástroji na modelování procesů o Vytvoření návrhu na optimalizaci chodu úřadu, včetně realizace o Doba realizace je cca 14 měsíců 4. Optimalizace procesů v oblasti finančního plánování a řízení o Analýza stávajícího ekonomického systému o Analýza potřeb a požadavků všech útvarů úřadu na nový ekonomický systém o Návrh metod efektivního finančního řízení ekonomických procesů, včetně doporučení pro výběr vhodného programového vybavení o Doba realizace je cca 4 měsíce

Operační struktura


Příjemce


Přehled zdrojů financování projektu


Termíny

v
v
v

Dopad projektu

Cílovou skupinou projektu jsou zaměstnanci úřadu a politická reprezentace města.